Die Corona Pandemie änderte die Arbeitswelt – das notwendige „social distancing“ zwingte viele Unternehmen die Heimarbeit einzuführen und damit auch viele Besprechungen virtuell durchzuführen.
Virtuelle Meetings sind keine Notlösung mehr. Sie haben viele Vorteile. Sie sind eine wichtige Form der Kommunikation und Zusammenarbeit, die im Zuge der voranschreitenden Digitalisierung und Agilitätsbemühungen vieler Unternehmen immer wichtiger wird. Sie kamen und werden bleiben. Sie aber interaktiv und effizient zu gestalten ist nicht so einfach. Auch wenn es mittlerweile sehr gute Videokonferenzsysteme sowie digitale Kollaborationswerkzeuge gibt, bleibt die Frage offen, wie kommunizieren und interagieren die Menschen online so, dass sie ihre Ziele erreichen?
In dem Artikel „Meetings mit Mehrwert“ in der Zeitschrift managerSeminare, Special Digital Leadership, Heft 272 von November 202, S. 28-36 erfahren Sie darüber, wie digitale Kommunikation in Meetings gelingt. https://www.managerseminare.de/Supplements/New-Working-New-Acting-Virtuell-weiterdenken,279372
Insbesondere ist eine Kommunikationskultur für die virtuelle Meetings zu etablieren. Einer der größten Fehler bei der digitalen Transformation, den viele Unternehmen machen, ist das Vorantreiben der Zusammenarbeit noch bevor sie über Ausrichtung einer angemessenen Kommunikationskultur nachdenken und eine passende Kommunikationsinfrastruktur wählen.
Viele Meetings oder spontane Gespräche wurden somit angesetzt, um dies auszugleichen. Es wurde versucht die Art und Weise der persönlichen Gespräche auf die virtuellen Räume zu übertragen. Das kostet jedoch Zeit und ist nicht effizient. Auch Menschen, die nicht zu dem Thema beitragen, werden zu Meetings eingeladen, damit sie sich nicht ausgeschlossen fühlen, damit quasi der Kontakt aufrecht gehalten wird. Somit fällt jedoch die Produktivität und der Stressfaktor steigt. Das ist nicht nötig. Oft können weniger störende Mittel wie gut verfasste E-Mails oder geteilte Dokumente zum asynchronen Arbeiten Meetings ersetzen oder eine gezielte Vorbereitung ermöglichen, die die Meetingszeit spart und Effektivität der Ergebniserzielung erhöht.
Virtuelle Meetings bieten nicht nur die Möglichkeit sich spontan zu praktisch jeder Zeit und von überall auszutauschen, sondern auch eine Form der Zusammenarbeit von Personen, die auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten und dafür interagieren. Daher ist es ratsam, sich mit dem Sprechen, Interagieren und dem Zuhören und ihrer Spezifika in virtuellen Räumen zu beschäftigen:
- Zuhören ist genauso eine Kommunikation, wie das Sprechen
- Explizite und direkte Ansprache schafft Klarheit und Transparenz
- Die Kommunikation lebt auch von der Stille
- Pausen, wie schwer auch immer sie zum Teil zu ertragen sind, geben Zeit zum Nachdenken und ermöglichen neue Ideen zu generieren
Der Moderator ist jedoch auch gefragt, Gruppenprozesse zu lenken und die Kommunikation wertschätzend und respektvoll in geregelte Bahnen zu lenken:
- Wichtigkeit der Themen anerkennen – selbst wenn sie nicht zu dem Kernpunkt der aktuellen Diskussion beitragen
- Auf die Ziele des Meetings sowie auf das Ergebnis, was am Ende rauskommen soll, verweisen
- Bisherige Ergebnisse zusammenfassen und aktuellen Stand festhalten, sobald die Diskussion stockt oder sich im Kreise dreht
- Flexibel reagieren und auch andere Themen zulassen, wenn die Teilnehmer das besprechende Thema deutlich aktueller und notwendiger finden, wie die anderen Themen auf der Agenda – hierbei ist jedoch die Dringlichkeit und Notwendigkeit der Ergebnisgenerierung in der Gruppe abzustimmen
- Teilnehmende bei der Fokussierung unterstützen.
Tutorial, wie Sie Diskussionen virtuell steuern, sowie den Kommunikations-„nudge“ Storytelling finden Sie ebenfalls in dem o.g. Artikel.
Wie die Moderation im digitalen Raum gelingen kann, sowie Tipps und Tricks rund um die Gestaltung und effiziente Durchführung von Online-Meetings erfahren Sie in dem Buch “Virtuelle Meetings leiten” von Dr. Eugenia Schmitt MBR, das im Verlag managerseminare neu erschienen ist. Kaufen Sie es 24/7 online unter: https://www.managerseminare.de/Verlagsprogramm/Virtuelle-Meetings-leiten,278446
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Autorin:
www.systemische-beratung-schmitt.de
