Viele Menschen verloren in den letzten, turbulenten, Jahren ihre Arbeit. Die Nachricht über den Jobverlust kommt oft wie ein Blitz aus heiterem Himmel. Manchmal gibt es eine Zeitspanne der Vorahnung. Die Verkündung ist jedoch immer schwierig – für beide Seiten, für die Führungskraft und die Mitarbeiter:innen selbst.
Die Übermittlung der Entlassungsnachricht gehört zweifellos zu den schwierigsten Gesprächen in der Arbeit einer Führungskraft. Sie kann und sollte nicht delegiert werden. Die betroffene Person hat diese Nachricht von ihrem Vorgesetzten zu erfahren.
Immer wieder werde ich im Coaching gefragt, wie dieser Prozess gestaltet werden soll, denn die Situation ist von beiden Seiten emotional beladen. Wird das Gespräch nicht gut durchgeführt, reagiert die Person häufig schockiert, wütend oder depressiv. Oft sinkt das Selbstwertgefühl sehr prompt und stark oder es kommen Rachegefühle hoch. Die Führungskraft auf der anderen Seite geht die Gefahr ein, Respekt von den bleibenden Mitarbeiter:innen zu verlieren, ihr Ruf kann geschädigt werden.
Eine Entlassungs-Nachricht richtig zu kommunizieren, liegt eindeutig in der Verantwortung der Führungskraft. Dafür braucht sie einen gut durchdachten Vorgehensplan.
Was sollen Sie also als Führungskraft vor, während und nach dem Kündigungsgespräch tun?
In erster Linie ist eine solche Angelegenheit streng vertraulich zu handhaben. Wenn nötig, holen Sie sich einen rechtlichen Rat im Voraus ein. Fiel die Entscheidung eine Person zu entlassen, so setzten Sie das Kündigungsgespräch möglichst zeitnah an. Idealerweise übermitteln Sie diese Nachricht in einem persönlichen Meeting.
Was aber tun, wenn eine Besprechung in Person nicht möglich ist, werde ich in der letzten Zeit wiederholt gefragt. Ist es sinnvoll, solche Nachrichten virtuell zu übermitteln? Nun, oft ist es nicht anders möglich. In solchen Fällen sollten Sie ein Online-Videomeeting ansetzten, als zweite Wahl ein Telefongespräch. Von Übermittlung der Kündigung per E-Mail rate ich definitiv ab, da durch die rein schriftliche Kommunikation Missverständnisse vorprogrammiert sind.
Eines ist klar: Offline oder online, ein solches Gespräch wird nie eine einfache Konversation sein. Folgende sieben Anregungen helfen Ihnen, die Nachrichten klar, offen, taktvoll und empathisch zu übermitteln:
- Wählen Sie die richtige virtuelle Plattform und technische Ausstattung
Das A & O eines virtuellen Meetings ist eine gute und stabile Internetverbindung. Diese sollten Sie vor dem Meeting überprüfen. Achten Sie weiterhin auf eine gute Audioverbindung. Unterbrechungen des Gesprächs könnten zu Missverständnissen führen. Ebenfalls ist es sinnvoll Kameras einzuschalten, und sie so zu positionieren, dass die Gesprächsteilnehmer:innen gut sichtbar sind. Wenn möglich, sollte eine technische Assistenz für die Länge des virtuellen Gesprächs in Bereitschaft stehen.
- Achten Sie auf die Wahl eines ruhigen Besprechungsumfeldes
Beachten Sie auch die Arbeitsumgebung Ihres Gesprächspartners. Arbeitet die Person aus dem Homeoffice oder aus einem geteilten Arbeitsplatz? Hat sie die notwendige Ruhe ohne unerwünschte Zuhörer? Kündigen Sie im Vorab an, dass sie beide eine ungestörte Umgebung für das Onlinemeeting benötigen.
Wenn möglich, sollte der Hintergrund des Kameraausschnittes klar sein. So wird die Gefahr der Ablenkung minimiert und die Gesprächspartner:innen können sich besser auf das Thema konzentrieren.
- Laden Sie eine dritte Person mit ein, idealerweise eine aus der HR-Abteilung
Bei Kündigungsgesprächen kann es sinnvoll sein, eine dritte Person mit in die Besprechung einzuladen. Sie kann einerseits auf den Prozess achten, andererseits Notizen machen. Noch wichtiger jedoch ist, dass Sie als Führungskraft in der Moderation entlastet werden und sich völlig auf das Gespräch mit dem Mitarbeiter oder mit der Mitarbeiterin konzentrieren können.
- Kommunizieren Sie direkt und klar
Fangen Sie diese Besprechung direkt, ohne Smalltalk, an. Sprechen Sie klar und deutlich die Entscheidung an und erklären, was sie für die betroffene Person bedeutet und welche Bedingungen gelten. Seien Sie ehrlich und authentisch. Schauen Sie dabei in die Kameralinse, damit Sie einen Augenkontakt aufrechterhalten. Sollten Sie die Entlassung bedauern, so sagen Sie es. Wenn Sie in der Vergangenheit mit den Leistungen des Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin zufrieden waren, zeigen Sie Ihre Wertschätzung und wünschen viel Erfolg für die Zukunft.
- Hören Sie aufmerksam zu
Geben Sie dem Gesprächspartner oder der Gesprächspartnerin die Möglichkeit, sich auszusprechen. Hören Sie empathisch zu. Zeigen Sie Verständnis, vermeiden Sie jedoch Diskussionen über Sinn oder Unsinn der Entscheidung. Wenn nötig, wiederholen Sie die Sachverhalte knapp, bleiben Sie freundlich und bestimmt.
- Achten Sie auf Ihre Körpersprache, Stimme und Sprachtempo
In einem Onlinemeeting ist die Mimik, Stimme, sowie das Sprachtempo noch wichtiger als in einer persönlichen Begegnung. Da online unser Gegenüber nur einen kleinen Ausschnitt sieht, empfiehlt es sich die Kamera so zu positionieren, dass der Oberkörper und Hände sichtbar sind. Aufgrund der technisch bedingten Verzögerung des gesprochenen Wortes sollten Sie darauf achten, dass sie deutlich und nicht zu schnell sprechen. Zeigen Sie durch Mimik und Gestik als auch durch Intonation ihre Empathie, jedoch auch Selbstbewusstsein im Hinblick auf das, was Sie zu sagen haben.
- Erklären Sie die nächsten Schritte
Erklären sie der entlassenen Person die nächsten Schritte, die zur Ausscheidung aus dem Unternehmen gehören, wie zum Beispiel das organisatorische Vorgehen bei dem Verlassen des Arbeitsplatzes, den Zahlungen, dem Urlaubsanspruch usw. Sie können das Gespräch beispielsweise damit beenden, dass Sie eine Empfehlung oder Referenz für den nächsten Arbeitgeber anbieten.
Ist das Gespräch zu Ende, sind Rechte und Pflichten von beiden Seiten zu beachten. Der ausscheidenden Person sollte Zeit eingeräumt werden, um sich von ihren Kollegen und Kolleginnen zu verabschieden. Aber auch der Zugang zu den Räumlichkeiten, Daten und Systemen sollte seitens des Unternehmens aufgelöst werden. Manchmal muss dies unter Aufsicht geschehen, was ebenfalls vorbereitet werden muss.
Wichtig ist auch der Umgang mit den im Unternehmen verbleibenden Teammitgliedern. Informieren Sie diese umgehend, nachdem Sie mit der betroffenen Person gesprochen haben. Es kann sein, dass das Team durch solche Maßnahmen verunsichert ist. Deswegen sollten Sie von Anfang an für Transparenz sorgen und in einem Meeting die Möglichkeit anbieten, sich über Bedenken, Fragen sowie Aufteilung der Aufgaben oder die Notwendigkeit einer Neubesetzung der Stelle auszutauschen.
Eine gute Vorbereitung auf solche kritischen Gespräche ist das A & O des Erfolges. Am besten üben Sie in einem Rollenspiel.
In einer vertraulichen Umgebung, weg von Ihrem Arbeitsplatz, biete ich Ihnen Coachings an, in denen Sie nicht nur schwierige Gespräche üben, sondern auch Feedback und erprobte Praxistipps erhalten.
Rufen Sie mich an: +49-89-159 19 326 oder
schreiben Sie mir eine E-Mail: eugenia.schmitt@systemische-beratung-schmitt.de
Ich freue mich auf Sie!
Dr. Eugenia Schmitt MBR
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